Warsztat różni się od salonu czy gabinetu jedną rzeczą: tu rzadko rezerwuje się osobę, a prawie zawsze stanowisko. Podnośnik jest jeden albo trzy, montażownica jedna, a to, kto akurat przy nich stoi, jest sprawą wtórną. Do tego czas naprawy bywa znany dopiero po zdjęciu koła. Dlatego zapisy online w warsztacie ustawia się inaczej niż w większości usług.

Ten tekst opisuje układ, który sprawdza się w małym i średnim serwisie: co wpisać jako usługi, jak potraktować stanowiska i co zrobić z robotami, których czasu nikt nie zna z góry.

Stanowisko jako zasób, nie mechanik

Pierwsza decyzja: co w systemie odpowiada temu, co się realnie blokuje. W warsztacie tym czymś jest najczęściej stanowisko - podnośnik, kanał, miejsce przy montażownicy. Jeśli masz dwa podnośniki, możesz przyjąć dwie równoległe wizyty na tę samą godzinę, niezależnie od tego, ilu masz mechaników.

Zasoby definiujesz sam, więc nazewnictwo dopasowujesz do warsztatu: „Podnośnik 1", „Podnośnik 2", „Stanowisko wulkanizacji", „Diagnostyka". Klient nie musi ich rozumieć - on wybiera usługę i termin, a system pilnuje, żeby na jednym stanowisku nie stanęły dwa auta naraz.

Mechanicy wchodzą do systemu wtedy, gdy klienci faktycznie pytają o konkretną osobę albo gdy chcesz widzieć obłożenie poszczególnych ludzi. W serwisie, w którym „kto wolny, ten bierze", wystarczą same stanowiska.

Usługi: rozdziel przewidywalne od nieprzewidywalnych

To jest sedno całego ustawienia. Część roboty w warsztacie ma czas powtarzalny co do kwadransa, część nie ma go w ogóle.

Przewidywalne - i te wrzucasz do formularza bez obaw:

  • wymiana oleju i filtrów,
  • wymiana opon i wyważanie,
  • wymiana klocków i tarcz,
  • przegląd okresowy według listy,
  • wymiana akumulatora, żarówek, wycieraczek.

Nieprzewidywalne - i te wymagają innego podejścia:

  • „coś stuka z przodu",
  • sprawdzenie usterki elektrycznej,
  • diagnostyka błędu ze sterownika,
  • naprawa po oględzinach.

Dla drugiej grupy nie wpisuj do formularza usługi „naprawa zawieszenia - 3 godziny", bo albo zablokujesz stanowisko na zapas, albo się nie wyrobisz. Zrób z tego diagnostykę o stałym, krótkim czasie - trzydzieści, czterdzieści pięć minut - i w opisie napisz wprost: „Sprawdzamy auto i wyceniamy naprawę. Termin naprawy ustalamy po oględzinach". Klient rezerwuje sam, Ty nie blokujesz połowy dnia w ciemno, a właściwą naprawę wpisujesz do grafiku z panelu, już znając zakres.

Czasy liczone razem z odbiorem i wydaniem auta

Częsty błąd: wpisany czas dotyczy samej roboty, a nie tego, ile stanowisko jest zajęte. Do wymiany oleju dochodzi przyjęcie auta, rozmowa z klientem, wypisanie zlecenia i wydanie samochodu. Jeśli robota zajmuje trzydzieści minut, a stanowisko jest zajęte pięćdziesiąt, wpisz pięćdziesiąt - inaczej po czterech wizytach stoisz z godzinnym poślizgiem.

Ta sama zasada obowiązuje wszędzie, gdzie rezerwuje się czas, ale w warsztacie kosztuje najwięcej, bo poślizg propaguje się na cały dzień i na klientów czekających na miejscu.

Auta zostawiane na cały dzień

Sporo warsztatów pracuje w modelu „przywieź rano, odbierz po pracy". Formularz z konkretną godziną pasuje do tego średnio, ale da się to ustawić rozsądnie: zrób usługę „Przyjęcie auta na cały dzień" z krótkim czasem trwania - bo realnie blokujesz tylko moment przyjęcia, a nie stanowisko na osiem godzin - i ogranicz liczbę takich przyjęć dziennie tym, ile aut jesteś w stanie przerobić.

Warto wtedy w opisie usługi wpisać godziny odbioru. To jedno zdanie oszczędza kilka telefonów dziennie w okolicach zamknięcia.

Sezon opon: dwa miesiące, w których wszystko się sypie

Listopad i marzec to w warsztatach moment, w którym zapisy telefoniczne przestają działać, bo telefon dzwoni w trakcie każdej roboty. To jednocześnie najlepszy argument za formularzem - klient zapisuje się sam, wieczorem, bez czekania, aż ktoś odbierze.

Trzy ustawienia na sezon:

  1. Wymiana i przechowanie jako osobne pozycje. To inne czasy i inne pieniądze.
  2. Krótkie, gęste sloty przy samej wymianie, jeśli masz osobne stanowisko wulkanizacji - i normalne przy wszystkim innym, żeby serwis mechaniczny nie zakorkował się kompletami opon.
  3. Wyłączony zapis online na duże naprawy w szczycie sezonu, jeśli i tak nie masz mocy przerobowych. Lepiej mieć w formularzu mniej pozycji, niż odwoływać umówione terminy.

Potwierdzenia, przypomnienia i zadatki

Klient dostaje potwierdzenie mailem od razu po rezerwacji, a przed wizytą - przypomnienie. W warsztacie to działa nawet mocniej niż w usługach na osobę, bo termin umawia się często z dużym wyprzedzeniem, a między rezerwacją a wizytą mija tydzień albo dwa.

Przy robotach, do których zamawiasz części pod konkretne auto, sensowna jest przedpłata. Po podłączeniu konta Stripe klient płaci przy rezerwacji, a pieniądze trafiają bezpośrednio na Twoje konto; dla każdego formularza osobno ustawiasz, czy płatność jest wyłączona, opcjonalna czy wymagana. To rozwiązuje najbardziej kosztowny przypadek nieodbytej wizyty: zamówione części, które zostają na półce. Inne sposoby opisałem w tekście o ograniczaniu nieodbytych wizyt.

Gdzie umieścić formularz

Na stronie warsztatu - a jeśli warsztat strony nie ma, na początek wystarczy sam link do formularza, wklejony do wizytówki Google. W tej branży wizytówka robi większość roboty: ludzie szukają „wymiana oleju" plus nazwa dzielnicy i dzwonią do pierwszego serwisu z listy. Przycisk „Umów termin" zamiast numeru telefonu wyłapuje tych, którzy dzwonią poza godzinami pracy.

Jeśli strona stoi na WordPressie, formularz wstawisz wtyczką - opisałem to w tekście o dodawaniu formularza rezerwacji na WordPressie.

Czego system nie zrobi

Nie wyceni naprawy - dlatego diagnostyka jest osobną, krótką usługą. Nie poprowadzi magazynu części ani zleceń warsztatowych; to osobna klasa oprogramowania i formularz rezerwacji jej nie zastępuje. Nie zdecyduje też za Ciebie, ile aut dziennie da się przyjąć - to Ty ustawiasz, ile terminów jest dostępnych.

Co zrobi: przestanie dzwonić telefon przy każdej wolnej godzinie, a auta przestaną wjeżdżać na stanowisko, które jest już zajęte.

Podsumowanie

Rezerwuj stanowiska, nie ludzi. Roboty przewidywalne wpisz jako pełne usługi, nieprzewidywalne sprowadź do krótkiej diagnostyki z jasną informacją, że termin naprawy ustalacie po oględzinach. Czasy licz razem z przyjęciem i wydaniem auta. Na sezon opon rozbij wymianę i przechowanie, a przy naprawach z zamawianymi częściami włącz przedpłatę.

MeetBook wygeneruje pierwszą wersję kategorii, usług i formularza na podstawie adresu Twojej strony - stanowiska, czasy i ceny poprawisz pod swój warsztat w panelu albo z telefonu.